Hoe kun je als ondernemer een goede keuze maken in het woud aan digitaliseringspakketten die er op de markt zijn? Die vraag lag als eerste op tafel. Het antwoord op deze vraag ligt dieper, namelijk: waar wil je over vijf jaar staan met je bedrijf. Arjan de Jong: ‘We hebben nagedacht over onze processen en welke rol systemen daarbij moeten spelen. Het gaat om je intellectuele eigendom, iets wat jouw bedrijf uniek maakt en welke dienstverlening je aan de klant wil bieden.’ Peter de Rooy: ‘Breng vooral je eigen processen in kaart. Het gekozen TMS moet bij jouw proces passen. Het moet niet zo zijn dat je je processen moet aanpassen aan je TMS. Dan ben je verkeerd om bezig.’

Voor de kleine ondernemer?
Maar hoe kom ik als kleine ondernemer aan het geld en de mensen? De Rooy Transport is geen klein bedrijf. Vijftien jaar geleden konden ze nergens in de markt terecht en zijn ze zelf een systeem gaan bouwen. Peter de Rooy: ‘We hebben het geluk dat we wat handige technische mensen bij ons hadden werken en we zijn ons TMS-pakket zelf gaan ontwikkelen. Je stoot hier en daar je neus maar ik heb er nog nooit spijt van gehad dat we dat hebben gedaan.’ Zelf bouwen is steeds minder noodzakelijk. Menno Lambooij: ‘We zien gelukkig wel dat door de ontwikkelingen in de cloud veel oplossingen laagdrempeliger worden. Je kunt nu voor een interessant bedrag gebruik maken van een TMS, een boordcomputersysteem of een fleet managementsysteem. Je hoeft zelf niet meer te investeren in hardware.’

Keiharde cijfers
De volgende vraag is: wat leveren al die digitaliseringsmogelijkheden op? Het Centraal Boekhuis introduceerde vijf jaar geleden ‘Vervoermodel 2.0’. Een belangrijk onderdeel was het optimaliseren van het vervoernetwerk met eigen en externe vervoerders. Arjan de Jong: Het Vervoermodel 2.0 heeft op veel vlakken resultaten geboekt. Door een betere vervoerplanning hebben we een efficiëntere en duurzamere operatie. Het is socialer omdat er minder druk op de chauffeurs staat. Voor Peter de Rooy zijn de resultaten heel duidelijk: ‘Een beter rendement en een beter inzicht in onze operatie. We sturen nu op rendement in plaats van op omzet. Doordat we nu een match maken tussen operationele en financiële cijfers kunnen we veel beter in kaart brengen welke klant wel en niet in ons netwerk past. Dat is een heel groot voordeel ten opzichte van jaren geleden toen we stuurden op onderbuikgevoel. Nu onderbouwen we alles met keiharde cijfers.’

Kapot rekenen
Dat is mooi. Ondernemers zien graag cijfers en het liefst positieve. Menno Lambooij nuanceert: ‘Je kunt ook alles kapot rekenen. Moet je voor een klant van twintig orders per week nu wel of geen interface bouwen? Misschien op dit moment niet. Je kunt het niet ‘rond rekenen’ maar ja, wat als je het wel automatiseert? Nieuwe koppelingen worden makkelijker te installeren, misschien gaat die klant wel groeien en je krijgt een ander soort band met die klant… Er zijn meer argumenten te benoemen om die digitalisering door te zetten dan alleen puur vanuit de businesscase op dat moment. Het is ook durven investeren en visie hebben op de toekomst, verder vooruit kijken.’

Goud
Data is het nieuwe goud. Nou ja, nieuw, het is een uitspraak van zo’n tien jaar geleden maar hij kwam nu ook weer over tafel. De vraag: is data nog steeds het goud? Peter de Rooy: ‘We gebruiken  heel veel data die we nodig hebben voor de dagelijkse operatie. Voor onze rapportages gebruiken we niet alles. Eerst was dat omzet, beladingsgraad en inzet wagenpark. Nu stuur ik op omzet per kilometer, op omzet van uitbesteed werk, op je wagenparkkosten per uur, chauffeurskosten, enzovoort. Je kunt zo fijnmazig  sturen. Bijna op zendingsniveau kun je bepalen wat een auto heeft opgeleverd. Doordat je nu  data van jaren hebt, kun je ook in scenario’s gaan denken. Wat komt er komende seizoen op ons af en welke capaciteit hebben we nodig, zowel voor je auto’s als voor je mensen in het warehouse.’

Systeem met veel logica
Bij CB is dat niet anders. Arjan de Jong: ‘Met Vervoersysteem 2.0 beslissen we elke dag welke zending meegaat met welke vervoerder. Een proces gebaseerd op forecasting, een echt data gestuurd systeem met veel logica. Wanneer meer dan 0,2% van de data fout zou zijn, dan ga je echt foute beslissingen vanuit het systeem maken. Dus dan heb je mooiste logica gebouwd maar als de data niet klopt gaat het mis. Uiteindelijk kost dat rendement.’ En dan blijkt het toch ook om de mensen te gaan. Want data invoeren is een kwetsbaarheid. ‘Ja, je mensen meenemen in het proces. Wie worden de gebruikers, wie zijn de eindgebruikers, waarom doen we dit? Meenemen, meenemen en meenemen’, aldus Arjan de Jong.

Tips
Tot slot werd aan de ondernemers gevraagd welke tips ze hebben voor ondernemers die van start willen gaan met digitalisering. Arjan De Jong: ‘Vertrouw op het nut van digitalisering. Zet de mensen uit de business en de IT-specialisten dicht bij elkaar.’ Peter de Rooy: ‘Breng goed je eigen processen in kaart en kijk welke data je nodig hebt om goed te kunnen monitoren. Probeer dat zuiver te krijgen zodat je kunt sturen op goede data.’ En tot slot Menno Lambooij: ‘Laat je niet leiden door zaken die volgens je leverancier of volgens je opdrachtgever niet kunnen. Ga uit van wat jij wilt bereiken. Verdiep je in het verandertraject en hoe je dat wilt aanpakken. Wat betreft de techniek komt het altijd goed maar in veel gevallen blijkt het toch vooral een menselijk traject te zijn. Ik ben ook met mensen bezig om ze te helpen met de verandering van hun proces.‘

Terugkijken
Wil je het programma ‘Aan tafel: data en prestaties’ terugkijken? Dat kan hier.