JvN: Wat doet Transportcentrale Rotterdam (TCR)?

QvD: TCR is een mooi transportbedrijf met twee verschillende afdelingen. Containervervoer en stukgoed, voornamelijk papier. En we doen ook nog exceptioneel vervoer. We hebben elke dag zo’n 80 auto’s rijden waarvan een deel charters. Het bedrijf zelf heeft veertien vrachtwagens. Tweeënhalf jaar geleden heb ik het bedrijf overgenomen. Ik zag dat er veel kansen lagen.

JvN: Wat was er te winnen?

QvD: We werkten hier nog met oud dos-programma. Twee man waren dagelijks druk handmatig tarieven in ritten te zetten. Dat is niet meer van deze tijd. Alle vrachtbrieven kwamen binnen, werden gescand, één voor één op nummer opgeslagen en daarna handmatig  gefactureerd en daarna nog in een A4-map opgeslagen. We hebben een garagebox vol verderop, helemaal vol met mappen met vrachtbrieven, facturen en de hele administratie. Ik zag hier kansen voor verbetering.

JvN: Mensen waren gewend op een bepaalde manier te werken. Die moeten ook meegaan in een nieuwe manier van werken. Hoe heb je dat aangepakt?

QvD: Verandering geeft weerstand. Dat we moesten veranderen had iedereen wel door. Maar het moet duidelijk zijn wat je wilt veranderen. Ik heb in eerste instantie gekeken waar de concurrenten mee werkten en een extern adviseur ingeschakeld, iemand die dat traject ook bij andere  transportbedrijven heeft gedaan. We hebben gekeken: wat is interessant, wat niet, welke schaalgrootte in je pakket wil je hebben. Uiteindelijk moet een transportmanagementsysteem (TMS) zoveel mogelijk informatie op de makkelijkste manier te verwerken. De containerplanning  kwam zelf met het pakket van Erniesoft. Het voordeel is dat het in de containerwereld veel wordt gebruikt. We konden het systeem voor onze stukgoedafdeling aanpassen. Draagvlak creëer je ook door de resultaten van de verandering te laten zien. Toen het systeem werkte zag iedereen de voordelen ervan. Door efficiëncy kwam er veel tijd vrij om ons weer op andere dingen te richten.

JvN: Is het draagvlak creëren bij de mensen de enige uitdaging geweest?

QvD: We zijn daar nog niet klaar. Uiteindelijk wil ik al mijn charters uitrusten met een app. Die app moet de opdracht laten zien en de vrachtbrief. Die is nog niet digitaal omdat Transfollow en Erniesoft elkaar nog niet ‘verstaan’ en bovendien krijgen mijn rijders ook in meer dan de helft van de gevallen een papieren vrachtbrief mee bij het laad- of lospunt. Aan het eind van de rit geeft de app aan dat de vrachtbrief naar het systeem gestuurd moet worden. Vanuit het TMS-pakket kan ik dan binnen een minuut factureren.

JvN: Als je kijkt naar jouw stappen in digitalisering; wat heeft het jou gebracht?

QvD: Wij hebben onze betalingstermijn met tien dagen verkort, niet omdat de klanten sneller zijn gaan betalen maar omdat we sneller zijn gaan factureren. Vroeger kreeg je van een charter op enig moment een stapel cmr’s toegestuurd. Daar was je twee dagen mee bezig om van alles een juiste factuur de deur uit te krijgen. Er kon maar zo zeven dagen zitten tussen de uitgevoerde rit en de dag van versturen van de factuur. Als je pech had stuurde de charter één keer in de twee weken zijn vrachtbrieven op. We zijn teruggegaan van gemiddeld tien naar twee dagen. Dat is acht dagen lang betere kasstroom en verbetering van je liquiditeit. En tijd vrij voor andere belangrijke verbeteringen.

JvN: Wat zijn de vervolgstappen in het proces van digitalisering?

QvD: Het facturatieproces nog beter automatiseren en we zijn nu bezig een rapportagetool te bouwen. Ik wil heel graag weten hoeveel lege kilometers we rijden. Ik heb nu te weinig inzicht in het rendement van ritten. Dat heeft vaak met data te maken. We hebben onderhand een database waarin we anderhalf jaar kunnen terugkijken naar wat we gedaan hebben. Een wiskundige stagiaire heeft een half jaar geleden heel veel data uit die database getrokken. Zij is gaan kijken wat een vracht oplevert, hoe je je ritten het beste kunt plannen, dat soort dingen. Dat levert aardige inzichten op.

JvN: Het gaat er toch ook om dat je op basis van data kunt voorspellen wat een rit opbrengt?

Zeker, alleen het lastige is dat je van te voren niet weet hoeveel kilometer je ervoor hebt moeten maken. Ik heb het over de lege kilometers. Dat weet je pas de volgende dag. Je kunt een ritje naar Groningen hebben aangenomen dat heel winstgevend is maar als je vervolgens tot Amersfoort leeg terug moet dan heb je al niks meer verdiend. Is dan de rit Amersfoort-Rotterdam slecht verdiend of de rit Rotterdam-Groningen? Dat blijft lastig.

JvN: Hoeveel data gebruik je ook echt voor je bedrijfsvoering?

Weinig, om dat allemaal goed te ontsluiten heb je eigenlijk een data-analist nodig. Dat is een stap die eraan zit te komen. Ik ben zelf nu bezig met power-BI. Daar kun je gigantisch mee koppelen. Om alvast een eerste stap te zetten.

JvN: Werk je over 5 jaar papierloos.

QvD: En dat vraag je aan een van de grootste papiertransporteurs van Nederland…?

JvN: Waar sta je over 5 jaar op gebied van digitalisering?

QvD: Veel meer processen zijn geautomatiseerd. Wij werken nu bijvoorbeeld met één grote klant waarvan de orders digitaal in onze planning geïmporteerd worden. Daar hoeven we niets meer aan te doen.  Geen adressen invoeren, laad-lostijden, gewichten, ga zo maar door. Over vijf jaar heb ik dat bij al mijn grote klanten voor elkaar. De vrijgekomen tijd kan dan weer worden besteed aan zaken die beter kunnen, bijvoorbeeld op zoek naar een betere terugvracht, of een nog efficiëntere planning realiseren. Met optimaliseren zijn we voorlopig nog niet klaar. Honderd dingen die beter kunnen. Maar Rome werd ook niet in één dag gebouwd.