Verschillende vakantiedagen
Zoals aangegeven kennen we verschillende vakantiedagen. In de eerste plaats de zogenoemde wettelijke vakantiedagen. Op basis van de wet heeft een werknemer ieder jaar recht op vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week aan vakantie. Oftewel, een werknemer met een arbeidsovereenkomst van 40 uur per week, heeft op jaarbasis recht op 160 wettelijke vakantieuren (= 20 wettelijke dagen). Op basis van de cao Beroepsgoederenvervoer heeft een werknemer op jaarbasis, afhankelijk van zijn leeftijd of het aantal dienstjaren, recht op 24 tot en met 29 vakantiedagen. Dat is dus meer dan die 20 wettelijke dagen. De dagen boven die 20, zijn de zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen.

Verval wettelijke vakantiedagen
Vakantiedagen zijn bedoeld om te herstellen. Daarbij past dat de vakantiedagen zoveel mogelijk worden opgenomen in het jaar waarin ze worden opgebouwd. Om dat te stimuleren is in de wet een bepaling opgenomen die inhoudt  dat de wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven. Oftewel, de in 2023 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel per 1 juli 2024.

Uitzonderingen
Geen regel zonder uitzonderingen en dat geldt ook hier. Van verval is namelijk geen sprake als de werknemer, tot aan die zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven, niet in staat is geweest vakantie op te nemen. Daarvan is bijvoorbeeld sprake bij volledige arbeidsongeschiktheid van de werknemer, die daarbij is vrijgesteld van de verplichting tot re-integratie. Kan hij wel re-integreren, dan kan hij over het algemeen ook vakantiedagen opnemen, en kunnen de niet opgenomen dagen wel komen te vervallen.

Geen automatisme
Anders dan vaak gedacht wordt, komen die wettelijke vakantiedagen niet automatisch te vervallen. Wil je als werkgever per 1 juli aanspraak maken op het verval van de wettelijke dagen van het jaar ervoor, dan zul je de werknemer:

1. tijdig over de gevolgen van het niet opnemen van die dagen moeten informeren. Oftewel, je moet de werknemer tijdig informeren over het aantal openstaande wettelijke vakantiedagen van vorig jaar en je moet de werknemer erop wijzen dat als die dagen per 1 juli a.s. niet zijn opgenomen, ze komen te vervallen, én
2. in staat moeten stellen die dagen op te nemen.

Informeren
Hiervoor werd aangegeven dat dat informeren tijdig moet. Doe dat het liefst vroeg in het jaar en voor zover je dat nog niet gedaan hebt, doe het nu. En informeer de werknemer op zo’n wijze dat je dat kunt aantonen. Oftewel, schriftelijk. Hieronder een voorbeeldtekst:

“Beste ..(voornaam)..,

Uit onze administratie blijkt dat jij nog niet alle wettelijke vakantiedagen uit 2023 hebt opgenomen. Op dit moment betreft het: ..(aantal).. dagen. Ik raad je aan die dagen in de aankomende weken op te nemen, want als je ze voor 1 juli a.s. niet hebt opgenomen, dan vervallen ze en ben je ze dus kwijt. Dus zorg ervoor dat je ze voor die datum opneemt!

Met vriendelijke groet,

..(naam en functie)..”

Geen verplichting
Overigens is het laten vervallen van de wettelijke vakantiedagen geen verplichting. Bij schriftelijke overeenkomst kan ten gunste van de werknemer van de termijn van zes maanden worden afgeweken.

Bovenwettelijke vakantiedagen
Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat ze verjaren vijf jaren na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. Deze termijn geldt overigens ook voor wettelijke vakantiedagen die niet binnen de termijn van 6 maanden na het jaar waarin ze ontstaan zijn konden worden opgenomen. Maar op basis van rechtspraak gelden ook hier de hiervoor genoemde voorwaarden. Oftewel, de werknemer tijdig informeren en de werknemer moet in staat zijn de dagen op te nemen.