De procedure werkt als volgt:
Ten aanzien van het proces binnenbrengen gelden de normale regels voor uit derde landen binnenkomende goederen. Net als voor alle andere goederen moet voor de terugkerende lege emballage een aangifte bij binnenkomst (ook wel Entry Summary Declaration – ENS) gedaan worden. Ook moet in de haven van lossing uit het binnenkomende vervoermiddel een aangifte voor tijdelijke opslag (ATO) gedaan worden. In de alinea’s hierna wordt in detail ingegaan op die zaken die specifiek van toepassing zijn bij de vereenvoudigde werkwijze.

Binnenbrengen
Het veld ’douanestatus’ in zowel de ENS als de ATO die voor de terugkerende lege emballage wordt ingediend, moet leeg gelaten worden. Hiermee wordt aangegeven dat het goederen met de niet-Unie status betreft. De cargadoor die van de vereenvoudiging gebruik wil maken, moet in het veld ’procesinformatie’ de code ’P’ vermelden. Hiermee geeft de cargadoor aan dat het gaat om lege terugkerende emballage die hij met de in de volgende paragraaf beschreven “mondelinge” aangifte voor het vrije verkeer wil aangeven.

“Mondelinge” aangifte in het vrije verkeer brengen met beroep op vrijstelling douanerecht
Als de cargadoor lege terugkerende emballage met code ‘P’ opneemt in het veld ’procesinformatie’ van de ENS en ATO, dan moet de cargadoor zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 2 uur vóór de verwachte aankomst van een schip (ETA) de aangifte voor het vrije verkeer doen. Deze aangifte wordt gedaan door een e-mail naar de Douane van de terminal van aankomst te sturen.

Deze e-mail wordt beschouwd als “mondelinge aangifte” in het vrije verkeer brengen. De cargadoor doet deze aangifte altijd in eigen naam en voor eigen rekening. De cargadoor is dus de aangever.

Deze e-mail (douane maakt hiervoor een verplicht te gebruiken model) wordt per binnenkomend schip verstuurd en bevat in ieder geval de volgende informatie:

• Naam, CRN en ETA schip;
• Zending nummer, trailer/containernummer, aantal colli, goederenomschrijving en gewicht van alle zendingen die op de ATO zijn aangegeven met de procesinformatie ’P’.

De aangever (cargadoor) moet een kopie van deze e-mails op chronologische wijze gedurende 7 jaar in zijn administratie bewaren. Het is immers een douaneaangifte. De aangever wordt altijd en uiterlijk 1 uur voor ETA per e-mail door de Douane geïnformeerd over de zendingen die bij aankomst ter controle moeten worden aangeboden. Let op: het gaat hier om controles met betrekking tot in het vrije verkeer brengen. Daarnaast is het mogelijk dat een zending voor controle wordt geselecteerd in het proces binnenbrengen (stopfunctie). De aangever wordt ook één uur voor ETA geïnformeerd als geen zendingen geselecteerd zijn voor controle.

Vrijgave voor vertrek en zuiveren ATO
Als de aangever 1 uur voor ETA schip nog geen controle-opdracht heeft ontvangen, mag hij de documentblokkade op de betreffende zendingen verwijderen in het terminalsysteem door middel van een MID melding met de code ’ICT’, gevolgd door het CRN van het betreffende schip. Hierna mogen deze zendingen zonder tussenkomst van de Douane van de terminal vertrekken.

Zodra de Douane haar werkzaamheden inzake de fysiek te controleren zendingen heeft afgerond, wordt de cargadoor hierover per e-mail geïnformeerd.

De zendingen met procesinformatie ’P’ op de ATO, worden automatisch gezuiverd. Dit gebeurt echter pas op het moment dat een schip in de haven is aangekomen, de lege terugkerende emballage is aangebracht en (daarom) een ATA heeft gekregen, niet eerder.’’