TLN vindt het van essentieel belang dat persoonsgegevens van (ex-)leden, (ex) abonnees, partners, servicepartners, opdrachtnemers, klanten/cursisten, prospects, gebruikers en bezoekers van de website, stakeholders en lobby contacten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Voorop staat dat TLN zich in alle gevallen houdt aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Samengevat betekent dit dat TLN:
- Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming, dus niet onverenigbaar met het doelen waarvoor deze zijn verzameld. De doelen en de categorieën van persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy statement;
- Slechts die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vraagt om toestemming en soms uitdrukkelijke toestemming als TLN deze nodig heeft voor de verwerking van persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere organisaties, tenzij met uw toestemming of, wanneer er een wettelijke grondslag aanwezig is, of dit noodzakelijk is uitvoering voor de doeleinden waarvoor deze worden verzameld en verwerkt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze rechten respecteren;
- Dit privacy statement is van toepassing op alle offline en online verwerkingen van persoonsgegevens, zoals websites en Apps.
- Gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking is de Vereniging TLN, Boris Pasternaklaan 22-30, 2719 DA Zoetermeer, verder TLN. Deze privacy statement is ook van toepassing op de gegevensverwerking van (ex-)leden, (ex) abonnees, partners, servicepartners, opdrachtnemers, klanten/cursisten, prospects, gebruikers en bezoekers van de website, stakeholders en lobby contacten voor aan TLN gelieerde ondernemingen, zoals ‘deelmarkten’ met rechtspersoonlijkheid, de kring FENEX en TLN consultancy. Gemakshalve zal in dit privacy statement steeds worden gerefereerd aan TLN, waarmee, voor zover in een individueel geval van toepassing, mede wordt bedoeld de aan TLN gelieerde onderneming(en).
Indien u na het doornemen van ons Privacy statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
- Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens
De Avg bepaalt dat het er een grondslag nodig is om persoonsgegevens te mogen verwerken. In het onderstaande overzicht is beschreven op basis van welke grondslagen, persoonsgegevens worden verwerkt.
- Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens verwerkt(ex)leden/(ex)abonnees
Verenigingsleden zijn per definitie bedrijven. Natuurlijke personen kunnen geen lid worden van de vereniging TLN, tenzij u handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf. TLN verwerkt de persoonsgegevens van haar (ex) leden uitsluitend ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst
- De activiteiten die gelet op de doelstelling van TLN gebruikelijk zijn of die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd;
- Ledenadministratie;
- Vastleggen van ledencontact;
- Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
- het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole
- Informatieverstrekking;
- Uitnodigingen voor bijeenkomsten;
- Commerciële informatieverstrekking door partners en leveranciers van TLN (voor zover daarvoor toestemming is verleend op het lidmaatschapsformulier (of op andere wijze op een later moment is verleend) en deze toestemming niet nadien is ingetrokken);
- Commerciële uitnodigingen voor bijeenkomsten (voor zover daarvoor toestemming is verleend op het lidmaatschapsformulier (of op andere wijze op een later moment is verleend) en deze toestemming niet nadien is ingetrokken);
Voor de bovenstaande doelstellingen zal TLN in ieder geval de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Bedrijfsnaam (en de contactgegevens van het bedrijf (adres, algemeen telefoonnummer en algemeen e-mailadres) en de regio waarin het bedrijf zich bevindt)
- Bank- en girorekeningnummer van het bedrijf
- persoonsgegevens van de (statutaire) bestuurder(s) en de contactperso(o)n(en):
- voornaam, initialen, achternaam
- geslacht
- functie
- e-mailadres
- telefoonnummer
- In geval van Jong TLN
- Geboortedatum
De gegevens die zijn ingevuld op het aanmeldformulier worden door TLN verwerkt in haar CRM systeem. TLN heeft met de leverancier van haar CRM systeem een verwerkersovereenkomst op basis waarvan de leverancier verplicht is om voldoende technische en organisatorische maatregelen te treffen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Als u vervolgens in het kader van uw lidmaatschap deel wilt nemen aan evenementen of opleidingen, gebruik wenst te maken van adviesdiensten, deelneemt aan enquêtes, actief deelneemt als bestuurder etc. zal TLN meer en andere persoonsgegevens verwerken zoals die nodig zijn ter uitvoering van de overeenkomst en het doel waarvoor u de gegevens aan TLN verstrekt. Maakt u gebruik van TLN advocaten, dan worden uw gegevens geheel afgeschermd van alle andere medewerkers van TLN en voorzien van extra technische en organisatorische maatregelen verwerkt om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen.
De gegevens die deel uitmaken van de financiële administratie zullen gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding bewaard blijven. Algemene contactgegevens en de naam van de bestuurder/eigenaar mogen bewaard blijven zolang het bedrijf als prospect voor TLN wordt gezien. Overige gegevens dienen zo spoedig mogelijk na beëindiging van het lidmaatschap te worden verwijderd, doch uiterlijk binnen 2 jaar na het einde van het lidmaatschap.
TLN kan gegevens in geanonimiseerde vorm gebruiken voor statistische doeleinden en om gemiddelden te bepalen, teneinde onder meer: Leden in staat te stellen hun bedrijfsgegevens te vergelijken met gegevens uit de branche;
Op verantwoorde wijze de belangen te behartigen van het Nederlandse beroepsgoederenvervoer in het algemeen en die van haar Leden in het bijzonder.
Voor een optimale samenwerking tussen leden streeft TLN naar een zo compleet en transparant mogelijk overzicht van uw gegevens, opdat u inzicht heeft in de gegevens die TLN over u en haar leden vastlegt. Dit overzicht vindt u bij bezoek aan de website. Aanvullende informatie, over bijvoorbeeld contactpersonen en vergunningen, vindt u door in te loggen op het besloten gedeelte van de website.
Daarnaast stuurt TLN u informatie toe over relevante activiteiten, producten en diensten van TLN en kan TLN u hierover ook telefonisch benaderen. Mocht u deze informatie niet willen ontvangen, kunt u dit aan TLN laten weten via info@tln.nl.
Partners, servicepartners, opdrachtnemers, klanten/cursisten
Naast lidmaatschapsovereenkomsten, sluit TLN ook overeenkomsten met andere partijen. Dit kan ten behoeve van de eigen organisatie zijn (zoals een leverancier voor gas en elektriciteit), maar ook ten behoeve van de leden (zoals een aanbieder van specifieke ledenproducten of -diensten).
Daarnaast is het mogelijk dat niet-leden bepaalde producten of diensten van TLN afnemen (zoals bijvoorbeeld opleidingen).
Er worden persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomsten, en dus ten behoeve van:
- Administratieve doeleinden;
- Communicatie over de overeenkomst / opdracht / opleiding – cursus;
- Al het overige dat van belang is voor een goede uitvoering van de overeenkomst / opdracht / opleiding.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TLN de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam, voornamen, voorletters, achternaam, titulatuur, geslacht, bedrijfsnaam/werkgever, functie, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie, rechtsgeldige vertegenwoordiging en deelname benodigde gegevens;
- Geboortedatum en -plaats, resultaat opleiding en soortgelijke voor diplomering/certificering nodige gegevens van de cursist;
- Persoonsgegevens die nodig zijn voor de financiële afwikkeling (zowel de betaling van de cursus aan TLN als betaling door TLN van de opdrachtnemer);
- Voor zover van toepassing: de dieetwensen en/of allergieën
Uw persoonsgegevens worden door TLN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar in de financiële administratie op basis van wettelijke eisen. Overige gegevens worden binnen twee jaar na het eindigen van de overeenkomst verwijderd.
Prospects / stakeholders / lobbycontacten
Als brancheorganisatie heeft TLN (en haar medewerkers) veel contactgegevens. Deze worden door TLN verwerkt ten behoeve van informatieverstrekking en/of gerichte communicatie. De persoonsgegevens verkrijgt TLN door mondelinge toestemming van de betrokkene, afgifte van een visitekaartje en/of via een koppeling op social media. TLN kan de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam, initialen, achternaam
- geslacht
- functie en werkgever
- e-mailadres
- telefoonnummer
Uw persoonsgegevens worden door TLN verwerkt gedurende de periode dat u gezien wordt als prospect / stakeholder / lobbycontact en/of geïnteresseerde. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen ten behoeve van:
- Belangenbehartiging (zowel individueel als collectief) van de leden van TLN;
- Persoonlijke ontwikkeling (vb. netwerken of in het kader van bijeenkomsten / cursussen);
- Producten en diensten aangeboden door/via TLN of aan te bieden door/via TLN (zowel oriëntatie als inkoop en verkoop);
- De organisatie, uitvoering en voortzetting van de vereniging TLN en aan haar gelieerde ondernemingen.
Aanvullende voorwaarden van de tool “Mijndigitalelandschap.nl”:
- TLN gebruikt de ingevulde gegevens van de gebruiker ter ondersteuning van haar adviesdiensten.
- TLN gebruikt de ingevulde gegevens om informatie te verzamelen en te presenteren over ontwikkelingen op gebied van digitalisering in transport en logistiek. De gegevens van een gebruiker worden enkel in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm gepubliceerd of gedeeld met derden.
- TLN gebruikt bedrijfsgegevens, adresgegevens en namen van producten van leveranciers voor publicaties zoals leverancierslijsten.
- Bewaartermijn: gegevens verzameld in mijn digitale landschap worden maximaal 3 jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste inlogdatum van de gebruiker. Hierna worden de gegevens anoniem gemaakt voor verdere statistische analyse.
Intrekken toestemming
Als TLN uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming dan kunt u uw toestemming altijd intrekken. U kunt dit schriftelijk doorgeven aan: TLN, Postbus 3008, 2700 KS Zoetermeer of info@tln.nl. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht op het verwerken van persoonsgegevens van voor de intrekking van de toestemming.
Stelt u geen prijs op het ontvangen van informatie over relevante activiteiten, producten en diensten van TLN per e-mail? Dan kunt u ook daarvoor de afmeldlink in het e-mailbericht gebruiken.
Bezwaar
Indien u in het geheel geen prijs stelt op informatie over de activiteiten, producten en diensten van TLN dan kunt u daar bezwaar tegen maken. U ontvangt deze informatie over de activiteiten van TLN dan niet meer. U kunt dit schriftelijk doorgeven aan: TLN, Postbus 3008, 2700 KS Zoetermeer of info@tln.nl
Social media
TLN monitort social media kanalen. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden, deel te nemen aan discussies of vragen die via social media worden gesteld te beantwoorden. TLN behoudt zich overigens wel het recht voor om niet aan iedere discussie deel te nemen of op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren, kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het monitoren persoonsgegevens worden vastgelegd. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy statement worden verwerkt. Indien u vragen heeft neemt u dan vooral contact op met TLN.
Gebruik foto’s door TLN op social media en in publicaties
TLN is actief of meerdere social media. Ook haar medewerkers maken hier gebruik van. Ten behoeve van de marketing (zichtbaarheid van TLN en haar evenementen, producten en diensten en ledenbinding) kunnen persoonsgegevens deel uitmaken van posts van TLN (of haar medewerkers). Denk hierbij aan een foto of film van een cursus of bijeenkomst waar u aan deel heeft genomen en waar u op staat of het noemen van uw (bedrijfs)naam in bijzondere gevallen (u bent bijvoorbeeld genomineerd voor een TLN Award).
Indien een foto zal worden gemaakt, zal dit voorafgaand of ten tijde van uw aanmelding worden vermeld en heeft u de mogelijkheid om aan te geven dat u niet gefotografeerd of gefilmd wilt worden. TLN zal dan haar uiterste best doen om ervoor te zorgen dat u niet gefotografeerd of gefilmd wordt. Echter, er kunnen omstandigheden zijn waarbij het voor TLN moeilijk is om vast te stellen wie wel of geen toestemming heeft gegeven, denk hierbij bijvoorbeeld aan grootschalige evenementen. Het kan dus voorkomen dat u ondanks uw bezwaar toch op een gepubliceerde foto of film staat. Indien u hier bezwaar tegen wenst te maken, kunt u contact opnemen met TLN door middel van onderstaande contactgegevens.
Cameratoezicht
TLN maakt gebruik van cameratoezicht binnen haar bedrijfspand. Het doel hiervan is de bescherming van onze bedrijfseigendommen en de eigendommen van onze medewerkers en bezoekers, de beveiliging van de toegang tot het bedrijfspand en de registratie van incidenten. Cameratoezicht vindt o.a. plaats bij de entree van ons bedrijfspand, in de trappenhuizen, en op de begane grond (met uitzondering van de keuken, vergaderzalen, FIT20-zaal, EHBO ruimte en toiletten). De camera’s zijn zichtbaar en onzichtbaar opgehangen en door middel van het gebruik van stickers kenbaar gemaakt. De rechtsgrond voor het cameratoezicht is het gerechtvaardigd belang dat een organisatie heeft om fraude, misbruik en/of aantasting van de persoonlijke integriteit van aanwezige personen te voorkomen of af te handelen.
Websites: Bezoekersgegevens & Cookies
Op de website van TLN worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s, zonder dat deze bezoekers identificeren. Het doel hiervan is om de inrichting van de website te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Op deze wijze kan TLN haar algemene dienstverlening en de dienstverlening aan u verder optimaliseren. TLN maakt verder gebruik van cookies om het online gebruiksgemak voor u te vergroten. Een ‘cookie’ is een klein tekstbestandje dat bij uw bezoek aan de website naar uw computer wordt gestuurd. Cookies kunnen uw gebruikersinstellingen en andere informatie opslaan zodat u als bezoeker kan worden herkend, telkens als u de website bezoekt. U kunt uw browser alle cookies laten weigeren of laten waarschuwen wanneer er een cookie wordt verzonden. Het gevolg kan zijn dat sommige opties of diensten van de website niet goed functioneren zonder cookies.
Zie ook deze pagina over Cookies.
TLN en andere websites
Op de website treft u een aantal links aan naar andere websites dan van TLN. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kan TLN geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor de privacy statement, indien aanwezig, van die organisaties op de website die u bezoekt.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien u daarvoor toestemming geeft of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en TLN.
TLN biedt aan haar leden juridische ondersteuning als uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst. Bij binnenkomst van een juridische vraag wordt vastgesteld of de beantwoording van de juridische vraag binnen of buiten TLN kan geschieden. Afhankelijk van de aard en de zwaarte van de zaak kan TLN eigen juristen, een externe advocaat of externe gespecialiseerde juridisch adviseur, hiervoor inschakelen en worden de relevante gegevens hiervoor beschikbaar gesteld en wordt u uiteraard daarover geïnformeerd.
Daarnaast heeft TLN enkele bedrijven gecontracteerd die persoonsgegevens verwerken onder uitsluitende zeggenschap van TLN. Uitsluitende zeggenschap betekend dat deze bedrijven de beschikbare persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mogen verwerken. Verder zijn deze bedrijven gehouden de persoonsgegevens te beveiligen. Het gaat hierbij om:
- Het ontwikkelen, onderhouden en supporten van verschillende software zoals het CRM systeem, CMS systeem en software ten behoeve van opleidingen en evenementen;
- Het verzorgen van de internetomgeving;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen en versturen van nieuwsbrieven, magazines en uitnodigingen.
TLN heeft verschillende partners en leveranciers die producten en diensten verlenen aan TLN-leden. Om gebruik te kunnen maken van het ledenvoordeel hebben de partners en leveranciers bepaalde informatie nodig om de ledenkring van TLN vast te kunnen stellen. Om die reden verstrekt TLN aan haar partners en leveranciers het lidmaatschapsnummer, KvK-nummer, bedrijfsnaam en vestigingsplaats. De verstrekking van deze gegevens geschiedt op grond van de samenwerkingsovereenkomst met de partner of leverancier en op grond van de algemene voorwaarden TLN. Partners en leveranciers zijn zelf verantwoordelijke met betrekking tot de verdere verwerking van deze gegevens.
Verder zal TLN de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Gegevens verwerkingen buiten de EU/EER
TLN verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU/Europese Economische Ruimte, behoudens voor zover met deze partijen afspraken zijn gemaakt voor een passend beschermingsniveau dat voldoet aan de AVG en de Europese wet- en regelgeving.
Minderjarigen
Indien TLN persoonsgegevens verwerkt op basis van de grondslag toestemming dan zal deze toestemming voor minderjarigen (personen tot 16 jaar) worden gevraagd aan de wettelijk vertegenwoordiger. Het kan zijn dat u dus hierover wordt benaderd door TLN indien toestemming nodig is om persoonsgegevens te verwerken.
Bewaartermijn
TLN hanteert verschillende bewaartermijnen. De duur van de bewaartermijnen is afhankelijk van het doel waarvoor deze worden verwerkt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
TLN heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens TLN van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Indien u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met privacy@tln.nl
TLN en geautomatiseerde besluiten
TLN gebruikt geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of een betrokkene aanmerkelijke schade kan toebrengen. Wel kan TLN door persoonsgegevens van een betrokkene uit verschillende bronnen, bijvoorbeeld website, social media, klikgedrag e-mail, apps en/of contact met de (leden) servicebalie van TLN worden gebruikt om voorkeuren en interesses vast te stellen en communicatie daarop beter af te stemmen.
Recht op informatie, inzage, verwijdering, overdracht en correctie
U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens in te zien en/of uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, over te laten dragen, te laten verwijderen en/of af te schermen en om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Indien u van deze rechten gebruik wenst te maken stuurt u dan een bericht aan: TLN, Postbus 3008, 2700 KS Zoetermeer of info@tln.nl
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door TLN dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen om aan een oplossing te werken. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijzigingen
TLN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Controleert u daarom regelmatig dit privacy statement voor het privacy beleid van TLN.
Vragen
Als u naar aanleiding van het Privacy Statement van TLN nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via TLN, Postbus 3008, 2700 KS Zoetermeer of privacy@tln.nl
Contactgegevens
Transport en Logistiek Nederland (TLN)
Boris Pasternaklaan 22-30
2719 DA Zoetermeer
privacy@tln.nl
vastgesteld te Zoetermeer en in werking op 1 januari 2022.