Vraag: Wie kan zich registeren?
Antwoord: Elke bedrijf dat een TollCollect nummer heeft óf gebruik maakt van een EETS-aanbieder (zie verderop) kan zich registeren.
Vraag: Welke stappen moet ik doorlopen om recht te hebben op teruggave van door mij teveel betaalde Maut?
Antwoord:
Stappen Deadline Duur
1. Registreren via https://www.mautzurueck.de/nl/home-nl
Uiterlijk op 8 december as. Let op; harde deadline, geen ‘soldaat-van-Oranje’-deadline dus 2 minuten
2. Tolfacturen verzamelen over 2017 tot EN met 31 oktober 2020 Uiterlijk op 8 december stukken compleet hebben Per cliënt verschillend.
3. Onboardingproces via webportal doorlopen Uiterlijk op 14 december hebben afgerond 45-90 minuten, afhankelijk van je voorbereiding / succes bij stap 2
4. Toezenden PoA per post -> Berlijn Geen harde deadline, maar z.s.m. Afhankelijk van de vraag hoever je moet lopen / rijden naar een postpunt.
Vraag: Ik krijg niet direct een bevestiging als ik me bij Hausfeld heb aangemeld voor teruggave. Klopt dat?
Antwoord: Ja dat klopt. Als je je hebt aangemeld dan krijg je niet direct een bevestiging hiervan. Dit kan enige tijd op zich laten wachten, maar doorgaans niet langer dan 24 uur. Om hun systeem niet in één keer vast te laten lopen, benadert Hausfeld aangemelde leden met een beperkt aantal tegelijk.
Vraag: Wat staat er in de bevestigingsmail?
Antwoord: In deze bevestiging staat vermeld dat je registratie is gelukt en je krijgt een melding dat je enkele dagen later een tweede e-mail krijgt met een persoonlijke toegangsmogelijkheid tot een platform.
Vraag: Wat moet ik doen met de (Engelstalige) reactie van bevestiging van ontvangst?
Antwoord: Je hoeft deze mail niet te beantwoorden. Maar je moet niet gaan stilzitten. Je hebt bij de vervolgmail van Hausfeld de facturen nodig van de jaren 2017, 2018, 2019 en t/m 31 oktober 2020; zoek deze alvast bij elkaar, of vraag deze op bij TollCollect of je EETS-provider.
Vraag: Wat moet ik doen bij de tweede mail met de persoonlijke toegangsmogelijkheid tot het platform?
Je wordt in 5 stappen door het proces heengeleid. Welk proces?
1. Controle van je eerder opgegeven gegevens (die uit de registratie)
2. Algemene gegevens waarin wordt gevraagd of je
a. met een EETS (European Elektronic Toll Service) provider werkt en zo ja, welke en wat het aansluitnummer is;
b. lid bent van een branchevereniging en zo ja, welke;
c. zelf recentelijk al om teruggave hebt gevraagd en zo ja; of die tekst afkomstig was van een branchevereniging en zo ja: hoe die tekst luidt (zal vrijwel altijd ‘nee’ zijn voor TLN leden);
d. indien het bij ‘c’ ‘ja’ is, je al bericht hebt ontvangen van de BAG (zal dus ook vrijwel altijd ‘nee’ zijn voor TLN leden).
3. Je moet vervolgens drie overeenkomsten ondertekenen:
a. een volmacht (‘Power of Attorney’(PoA) waarmee je Hausfeld toestemming geeft om namens jou ‘aan de slag’ te gaan en (proces)handelingen te mogen verrichten;
b. een honorariumovereenkomst (‘Fee agreement’) waarmee je afspreekt wat Hausfeld gaat doen en hoe er wordt omgegaan met de kosten;
c. een overeenkomst (‘Financing agreement’) waarin is opgenomen wat die kosten dan zijn.
De volmacht (PoA) moet je daarnaast ook per post toezenden in verband met de ‘natte’ handtekening. Maar dit laatste hoeft niet vóór 7 december. Maar wacht er niet mee tot in januari 2021.
4. Het daadwerkelijk uploaden van je tol facturen van de jaren 2017, 2018, 2019 en t/m 31 oktober 2020;
5. Als laatste: twee kruisjes zetten dat je alles naar waarheid hebt ingevuld.
Vraag: Wanneer moet ik alles ingevuld hebben?
Antwoord: Uiterlijk op 8 december moet je je hebben geregistreerd, anders kun je in ieder geval de teveel betaalde Maut over 2017 al niet meer terugkrijgen. Daarnaast moet je uiterlijk 14 december alles hebben ingevuld en geüpload (stappen 1 tot en met 5 hierboven).
Vraag: Die 3 overeenkomsten die ik moet tekenen, die zijn in het Engels. Kan ik dit zomaar tekenen?
Antwoord: Ja; de overeenkomsten zijn beoordeeld door TLN en bevatten geen ongebruikelijke afspraken. In de ‘Financing agreement’ is aangeven welke ‘fee’ je moet betalen als er Maut wordt terugbetaald door de Duitse overheid. Wordt er niets uitbetaald, dat betaal je ook niets. De korting op de standaard fee (dat lees je ook in de overeenkomst) is geldig zolang je lid blijft van TLN.
Vraag: Wie moet deze overeenkomsten ondertekenen?
Antwoord: De overeenkomsten moeten worden ondertekend door de bestuurder die volgens het handelsregister bevoegd is om te tekenen. Als die bestuurder een andere rechtspersoon is, moet worden bekeken welke bestuurder van die rechtspersoon bevoegd is om te tekenen. Net zo lang tot je een natuurlijke persoon tegenkomt.
Vraag: Wat moet ik doen als ik een andere bedrijfsnaam gebruik bij mijn aanmelding bij Hausfeld dan ik bij TLN geregistreerd sta? Hoe werkt dat met de verrekening achteraf?
Antwoord: Dat betekent dat je dus met een ander bedrijf tol hebt betaald dan het bedrijf waarmee je lid bent van TLN. In principe kom je alleen in aanmerking voor de korting op de fee als je met het betalende bedrijf lid bent. Dit is anders als het betalende bedrijf onderdeel is van een groep en niet zelf lid zou kunnen zijn van TLN. TLN zal dit later per geval bepalen.
Vraag: Ik ben expediteur / hoofdvervoerder en heb via de vrachtprijs tol betaald aan mijn vervoerder charter. Heb ik ook recht op teruggave van tol van de Duitse overheid?
Antwoord: Een bedrijf dat zelf geen tol afdraagt aan de Duitse overheid (al dan niet via een service provider), kan niet meedoen met de claim. De Duitse overheid kan niet ‘terugbetalen’ wat nooit is ontvangen.
Vraag: Welke van mijn bedrijven moet ik registreren?
Antwoord: Als uw bedrijvengroep meerdere individuele bedrijven omvat, zorg er dan voor dat u elk bedrijf met een eigen contractuele relatie met Toll Collect of een EETS-aanbieder individueel registreert (wie heeft betaald is niet relevant).
Vraag: In het registratieproces wordt gesproken over een EETS-aanbieder. Wat is dat?
Antwoord: De European Electronic Toll Service (EETS) biedt haar gebruikers toegang tot het betaalde Europese wegennet met één contract en één enkele boordcomputer. Deze tolheffingsdienst vormt een aanvulling op de nationale elektronische tolheffingsdiensten van de lidstaten. Niet elk bedrijf heeft een contractuele relatie met een EETS-aanbieder. Als u geen gebruik maakt van de diensten van een EETS-aanbieder, vult u bij deze vraag niets in.