Sociale verzekering bij werken in meerdere lidstaten

Substantieel werken in woonland

Als de chauffeur niet in Nederland woont, maar in een ander EU-land en in dat land ook substantieel werkt dan is de chauffeur verzekerd in zijn woonland. De werkgever moet dan in het woonland van de werknemer de sociale verzekeringspremies afdragen.

Bijvoorbeeld: een chauffeur woont in Frankrijk en de werkgever is gevestigd in Nederland. De chauffeur werkt twee dagen per week in Frankrijk en drie dagen in Nederland. Als de chauffeur twee van de vijf dagen in Frankrijk werkt, dus 40% van zijn tijd, verricht hij een substantieel gedeelte van zijn werkzaamheden in zijn woonland en hierdoor is de Franse wetgeving van toepassing.

Niet substantieel werken in woonland

Situatie met één werkgever
Als de chauffeur geen substantieel gedeelte van zijn werk verricht in zijn woonland geldt de wetgeving van het land waar de werkgever is gevestigd. Bijvoorbeeld: een Duitse chauffeur is werkzaam bij een Nederlandse onderneming. Hij werkt een dag per week in Duitsland en de rest van de week in Nederland. Aangezien één dag per week gelijkstaat aan 20% verricht deze chauffeur geen substantieel gedeelte van zijn werkzaamheden in Duitsland. Daarnaast heeft de chauffeur ook maar één werkgever. Daarom geldt in dit geval de Nederlandse wet.

Situatie met twee werkgevers in één lidstaat
Als de chauffeur geen substantieel gedeelte van zijn werk verricht in zijn woonland en in dienst is van twee werkgevers die gevestigd zijn in dezelfde lidstaat, geldt de wetgeving van het land waarin beide werkgevers gevestigd zijn.

Bijvoorbeeld: een Duitse chauffeur is werkzaam voor twee ondernemingen die gevestigd zijn in Nederland, maar werkt een halve dag per week in Duitsland. De chauffeur heeft twee werkgevers en verricht niet substantieel werk in zijn woonland. Hierdoor is de Nederlandse wet van toepassing.

Twee werkgevers in twee lidstaten waarvan één in het woonland
Als de chauffeur geen substantieel gedeelte van zijn werk verricht in zijn woonland maar wel in dienst is van twee werkgevers waarvan er een gevestigd is in zijn woonland, dan geldt de wetgeving van het land waar de werkgever is gevestigd die niet in het woonland gevestigd is.

Bijvoorbeeld: een Roemeense chauffeur is in dienst van twee werkgevers, een Nederlandse en Roemeense werkgever. De chauffeur werkt een dag per week  voor de Roemeense werkgever in Roemenië en de overige dagen werkt de chauffeur in Nederland voor de Nederlandse werkgever. Er wordt hierdoor niet substantieel gewerkt in het woonland en daarom geldt de Nederlandse wetgeving.

Twee werkgevers in verschillende lidstaten niet zijnde het woonland van chauffeur
Als de chauffeur geen substantieel gedeelte van zijn werk in zijn woonland verricht en in dienst is van twee werkgevers die gevestigd zijn in twee verschillende lidstaten dan waar hij woont, dan geldt  de wetgeving van het woonland. Er is dan geen werkgever in het woonland, dus in dit land wordt geen substantieel gedeelte gewerkt. Toch geldt hier wel de wetgeving van het woonland.

Bijvoorbeeld: een Hongaarse chauffeur werkt voor een Nederlandse en Slowaakse werkgever. De chauffeur werkt een dag per week voor de Slowaakse werkgever, maar rijdt in Hongarije en Nederland. De twee werkgevers zijn gevestigd in verschillende landen, maar er is geen werkgever in het woonland. Er wordt niet een substantieel gedeelte gewerkt in het woonland, maar toch geldt wel deze wetgeving.

Wanneer zijn werkzaamheden substantieel?

Als in het kader van een algemene beoordeling blijkt dat ten minste 25% van de arbeidstijd van een werknemer in zijn woonland wordt besteed en/of ten minste 25% van zijn loon in zijn woonland wordt verdiend, dan wordt dit gezien als substantieel.

Voor de beoordeling van een ‘substantieel gedeelte van de werkzaamheden’ bij deze groep werknemers, wordt arbeidstijd als het meest passende criterium beschouwd om een beslissing op te baseren. Als er geen gegevens beschikbaar zijn over het aantal arbeidsuren in de lidstaat van de woonplaats of als uit de omstandigheden niet duidelijk blijkt dat een substantieel gedeelte van de werkzaamheden in de lidstaat van de woonplaats zijn verricht, kan een andere methode worden toegepast om te bepalen of er al dan niet sprake is van substantiële werkzaamheden in de lidstaat van de woonplaats. In het geval van vervoer over de weg zou men zich daarbij kunnen richten op het laden en lossen van vrachten en de verschillende landen waar dit plaatsvindt.

Bijvoorbeeld: een chauffeur woont in Duitsland en werkt voor een Nederlandse transportonderneming. De werkzaamheden van de chauffeur vinden plaats in Nederland, België, Duitsland en Oostenrijk. Er is bij deze chauffeur geen registratie van arbeidsuren bekend, daarom wordt gekeken naar het laden en lossen. In een bepaalde periode, bijvoorbeeld een week, laadt en lost de chauffeur de trailer vijf keer. Een van deze keren lost en laadt hij in Duitsland. Dit is 20% van het totaal. Dit is een indicatie dat er geen substantieel gedeelte wordt gewerkt in het woonland. Hierdoor geldt de Nederlandse wetgeving.

Als bij een eerste beoordeling gelijk al duidelijk blijkt dat een werknemer substantieel werkzaamheden verricht in zijn woonland, dan hoeven de genoemde criteria uiteraard niet te worden toegepast om te bepalen waar de premie moet worden afgedragen.

Bij de beoordeling van het begrip substantieel geldt dat er rekening gehouden moet worden met de verwachte situatie in de volgende twaalf kalendermaanden. Als de verwachting is dat het patroon hetzelfde blijft als de afgelopen maanden, dan mogen deze maanden als uitgangspunt dienen voor de beoordeling.

In het internationaal vervoer zijn werkzaamheden soms aan frequente veranderingen onderhevig. Het is daarom niet praktisch en evenmin het belang van de werknemer om de toepasselijke wetgeving iedere keer dat zijn route of het rooster verandert te herzien. Daarom is er een beslissing genomen over de toepasselijke wetgeving. De toepasselijke wetgeving wordt in principe, en onder voorwaarde dat de informatie door de werkgever of de desbetreffende werknemer naar zijn beste weten is verstrekt, gedurende een periode van ten minste twaalf maanden daaropvolgend niet herzien.

Als er sprake is van significante wijzigingen in de situatie van de werknemer, dan hebben zowel werknemer als werkgever de plicht om de aangewezen instelling hiervan op de hoogte te brengen.

Procedure bij werken in meerdere lidstaten

In zijn algemeenheid geldt bij het werken in verschillende lidstaten dat het woonland van de werknemer vaststelt welke wetgeving van toepassing is. Dan hoeft overigens niet te betekenen dat dit de wetgeving van het woonland is.

De werknemer die in twee of meer lidstaten werkt, moet de aangewezen instelling van de lidstaat waar hij woont van deze situatie in kennis stellen. Deze instelling moet vaststellen welke wetgeving van toepassing is. Na vaststelling informeert de instelling vervolgens de aangewezen instelling in elk van de lidstaten waar werkzaamheden worden verricht en waar de zetel of vestigingsplaats van de werkgever zich bevindt over haar vaststelling. De toepasselijke wetgeving wordt definitief als deze niet binnen twee maanden na deze kennisgeving wordt betwist. De werknemer in kwestie wordt in kennis gesteld met een brief of met behulp van het draagbare document A1, dit is een verklaring waarin de toepasselijke wetgeving wordt vermeld.

In veel landen controleert de arbeidsinspectie of de chauffeur sociaal verzekerd is, met een A1 (E101) formulier kan dit worden bewezen. Op de website van de Sociale Verzekeringsbank​ is veel informatie te vinden over het werken in meerdere lidstaten en kan ook de A1 (E101) verklaring worden aangevraagd.

Overgangsrecht

Voor internationale chauffeurs gold onder de oude verordening (1408/71) een uitzondering dat chauffeurs verzekerd zijn in het land waar de werkgever gevestigd is. Tenzij de chauffeur werkzaam is voor een filiaal in een andere lidstaat. Dan ben je namelijk verzekerd in het lidstaat waar het filiaal gevestigd is. Dit is echter tenzij de chauffeur hoofdzakelijk werkzaam is in het woonland, dan is hij in dat land verzekerd. In Nederland betekent hoofdzakelijk werkzaam zijn 70% van het geheel. Maar dit verschilt per lidstaat.

Deze bepaling is komen te vervallen en in plaats hiervan is het begrip ‘substantieel gedeelte van de werkzaamheden’ gekomen. Om te voorkomen dat er vanaf 1 mei 2010, de inwerkingtredingdatum van de nieuwe wetgeving, gelijk grote verschuivingen in Sociale Verzekeringsland zouden optreden, is er gekozen voor een heel ruim overgangsrecht. Werknemers die voorafgaand aan de nieuwe verordening rechten ontleenden aan de vorige verordening, kunnen maximaal 10 jaar lang onder de oude verordening vallen.

Hierdoor is het verstandig om een kopie van de oude E101-verklaring te archiveren zodat de oude rechten bewezen kunnen worden. De oude rechten blijven alleen van kracht indien de bestaande situatie ongewijzigd voortduurt.

Werkgever verantwoordelijk

De werknemer dient aan het bevoegd orgaan in zijn woonland door te geven dat hij in twee of meerdere lidstaten werkt. Het is van groot belang dat de werkgever dit controleert, want de werkgever is verantwoordelijk voor de juiste inhouding.

Als de premies moeten worden betaald in een ander land dan waar de werkgever gevestigd is, dan mag de werknemer dit ook in naam van de werkgever doen. Het lastige hieraan is wel dat het zaak is dit toch te controleren want de werkgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de afdracht. En het is ook de werkgever die verplicht is om een dergelijke afspraak indien gemaakt ter kennis te brengen van het bevoegde orgaan in het woonland van de werknemer. Mocht een werkgever overgaan tot het maken van deze afspraak met de werknemer dan is het zaak dit goed vast te leggen.